Uma das atividades rotineiras de empresas e profissionais contábeis é a contabilização da folha de pagamento. Apesar de ser habitual, muitos encontram dificuldades na sua elaboração.
Efetuar corretamente essa operação é fundamental para manter o negócio de acordo com a legislação. Por isso, continue lendo para saber como contabilizar esse documento!
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O que é e para que serve a folha de pagamento?
Também conhecido como holerite, esse é um documento de elaboração obrigatória e periódica (semanal, quinzenal ou mensal) para toda empresa que tem funcionários. Ele foi criado pelo Art. 225 do Decreto 3.048/99.
Seu objetivo é listar a remuneração dos trabalhadores de uma empresa, incluindo a data de pagamento, os descontos etc. Também informa quais são os impostos e as contribuições recolhidos para cada elemento.
Como estruturar e contabilizar a folha de pagamento?
Sua estrutura contém uma ampla lista de itens que dizem respeito ao trabalho desempenhado pelo colaborador. Basicamente, há na folha de pagamento:
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nome do colaborador;
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indicação do cargo;
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divisão por categoria de contribuição à previdência: segurado empregado, avulso ou individual;
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aquelas que estão em gozo de salário-maternidade;
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montantes integrantes ou não da remuneração;
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descontos legais;
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quotas de salário-família.
A estrutura é dividida em três partes: proventos, descontos e bases. É papel do contador conhecer as principais verbas da folha e saber suas classificações contábeis.
Proventos
São benefícios financeiros distribuídos aos funcionários. Aqui, estão incluídos os auferidos por meio do trabalho e os provenientes de programas do governo.
Salário
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D: despesas com salário;
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C: salário a pagar.
Horas extras
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D: despesas com salário;
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C: salário a pagar.
Adicional de periculosidade, insalubridade e noturno
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D: despesas com salário;
-
C: salário a pagar.
Salário-família
Salário-maternidade
Descontos
São deduções feitas nos contracheques dos funcionários. Podem ser legais (como INSS) ou pelo trabalho (como faltas). Usa-se o seguinte cálculo: proventos - descontos = valor final a pagar.
Confira os principais descontos:
INSS funcionário
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D: salários a pagar;
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C: INSS a pagar.
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
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D: salários a pagar;
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C: IRRF a pagar.
Faltas e atrasos
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D: salários a pagar;
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C: despesas salário.
Pensão alimentícia
VT/VA e plano de saúde
Bases
São valores aplicados sobre o salário que servem como base para pagamentos de tributos e encargos. Eles não fazem efeito no holerite, mas são relevantes para efetuar outros pagamentos corretamente. São eles:
INSS patronal
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D: despesas INSS;
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C: INSS a pagar.
FGTS
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D: despesa FGTS;
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C: FGTS a pagar.
Provisão de férias e 13º
Contribuição sindical patronal
Além dessas, as bases INSS, FGTS e outras estão presentes na folha, com o objetivo de fazer demonstração de cálculo.
Como se calcula INSS, IRFF e FGTS?
INSS
O cálculo do INSS deve considerar o salário de contribuição e as alíquotas:
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até R$ 1.247,70: 8%;
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de R$ 1.247,71 a R$ 2.079,50: 9%;
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de R$ 2.079,51 a R$ 4.159,99: 11%.
Para os contribuintes individuais e facultativos:
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até R$ 678,00: 5%;
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até R$ 678,00: 11% (microempreendedores individuais e quem se dedica exclusivamente ao trabalho doméstico);
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de R$ 678,00 a R$ 4.159,00: 20%.
IRFF
O IRFF também varia conforme o salário do colaborador. Confira a base de cálculo, a alíquota e a parcela a deduzir, respectivamente:
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até R$ 1.903,98: isento;
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de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65: 7,5% — R$ 142,80;
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de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05: 15% — R$ 354,80;
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de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68: 22,5% — R$ 636,13;
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acima de R$ 4.664,68: 27,5% — R$ 869,36.
FGTS
A empresa deve recolher o FGTS até o dia 7 do mês posterior ao do pagamento. O percentual é de 2% ao jovem aprendiz e de 8% aos demais funcionários.
É excepcionalmente importante fazer a contabilização da folha de pagamento corretamente. Isso evita problemas legais para a empresa, como passivos trabalhistas, e garante os direitos do trabalhador.
Aprofunde-se no tema! Confira 5 dicas para otimizar suas rotinas contábeis!
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