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5 dicas para otimizar suas rotinas contábeis

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  • 27/09/2018

5 dicas para otimizar suas rotinas contábeis

Em um cenário competitivo, é necessário que as empresas apliquem as melhores práticas, buscando aumentar sua eficiência e produtividade, para continuar relevantes no mercado. Escritórios de contabilidade não são diferentes, e a maneira como organizam suas rotinas contábeis faz toda a diferença.

Ao fazer uso de práticas que melhorem sua gestão e processos produtivos, os escritórios ganham potencial para atender um número ainda maior de clientes. Além disso, a gestão eficiente funciona como uma prova de sua competência e é avaliada como um diferencial pelo mercado.

Continue lendo e conheça cinco dicas para otimizar suas rotinas contábeis!

1. Divida tarefas em departamentos ou setores

Dividir os colaboradores do escritório em áreas específicas, responsáveis por determinada atividade, como cuidar do setor de RH ou administrar a contabilidade fiscal, facilita o controle e reduz o risco de possíveis erros.

Isso acontece porque cada funcionário ou grupo de funcionários passa a cuidar de uma atividade específica, tornando mais simples acompanhar seus resultados por meio da produtividade. Isso possibilita colocá-los no departamento em que apresentam melhores resultados.

Embora escritórios com bom número de clientes já atuem dessa forma, essencial para atendê-los de forma precisa e confiável, é possível que aqueles que estão iniciando na atividade ainda não conheçam o procedimento. Por esse motivo é importante evidenciá-lo. 

2. Garanta a organização do escritório

Por mais que isso pareça óbvio para algumas pessoas, é importante ressaltar que o escritório precisa ter suas informações bem organizadas. Isso significa mais do que garantir a limpeza e que as folhas de papel não fiquem misturadas ou espalhadas.

A organização de informações deve ser feita de modo a facilitar seu acesso e compreensão. Além de zelar para que os dados enviados por clientes estejam guardados em pastas diferentes, por exemplo, é preciso garantir sua segurança e que o contador responsável terá acesso a eles no momento em que precisar.

A tecnologia, por meio de sistemas e softwares, pode ser útil nesse processo.

3. Não subestime o poder da comunicação

A comunicação ineficiente pode acarretar diversos erros. Um deles é que os colaboradores percam tempo que poderia ser usado em atividades produtivas, trabalhando em projetos que já foram ou estão sendo realizados por outra equipe.

Ao implementar meios que facilitem a troca de informações entre os colaboradores e a gestão, o escritório evita esse tipo de problema e garante ao funcionário a segurança de saber que está cumprindo suas tarefas de acordo com as especificações corretas.

4. Mapeie e organize as atividades de trabalho e produção

O mapeamento de atividades consiste em avaliar as tarefas efetuadas pelos colaboradores, identificando possíveis gargalos e atividades que não apresentam o rendimento necessário, além de processos que podem ser automatizados.

Realizá-lo aumenta a eficiência do escritório, pois reduz o retrabalho e permite aos colaboradores utilizarem seu tempo da maneira mais produtiva possível.

5. Utilize a tecnologia e suas inovações a seu favor

O uso de soluções oferecidas pela tecnologia tem o potencial de otimizar as rotinas contábeis do escritório. Ao utilizar um software de contabilidade, por exemplo, o escritório agiliza processos, como envio, recebimento e registro de informações e documentos importantes, como notas fiscais.

Além disso, soluções em nuvem reduzem o custo com servidores e possibilitam a guarda de registros, de maneira segura, em um banco de dados que pode ser acessado 24 horas por dia em qualquer lugar do mundo.

Existem também aplicativos e sistemas que ajudam o escritório a organizar sua rotina em busca de maior produtividade, tendo o seu uso recomendado.

Um escritório bem organizado, capaz de fazer uso da tecnologia a seu favor, é mais produtivo, o que lhe permite atender um número maior de clientes sem perder a qualidade ou sofrer com a alta demanda de serviço.

A aplicação de uma gestão mais eficiente dos processos, administrativos e contábeis, passa uma imagem mais profissional do escritório, o que garante o chamado “capital social” e atrai ainda mais clientes.

Colocando em práticas estas cinco dicas, você tem todo o potencial para melhorar a organização de seu escritório e aumentar a produtividade.

Agora, que você sabe como otimizar suas rotinas contábeis, leia outro artigo e descubra como crescer e se desenvolver na carreira contábil!

Tags: dicas, contabil



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