O encerramento de balanço é uma atividade rotineira de quaisquer empresas que mantêm suas finanças controladas. Os profissionais contábeis responsáveis pela atividade devem saber como fazê-lo para evitar futuros problemas nas contas da empresa.
Nesta publicação explicamos o que é o encerramento de balanço, os 7 principais cuidados necessários ao realizá-lo e, no fim, listamos dicas de como fazer essa atividade de forma simples!
O que é encerramento de balanço contábil e qual a sua importância para a empresa?
Conforme o artigo 176 da Lei das Sociedades Anônimas (Lei 6.404/76), as empresas devem elaborar o balanço contábil ao final de cada exercício social (período entre elaboração dos documentos).
Esse é o encerramento de balanço, que é a estruturação de demonstrações e balanços que fornecem dados das empresas ao governo, investidores e outros interessados. Isso inclui o:
- balanço patrimonial (BP);
- demonstração dos lucros e prejuízos acumulados (DLPA);
- demonstração do resultado do exercício (DRE);
- demonstração do fluxo de caixa (DFC);
- demonstração do valor adicionado (DVA), se a companhia for aberta.
O contador também deve conhecer as obrigações societárias do Código Civil, Lei 6.404/76, e as emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC).
Quais são os cuidados a serem tomados no encerramento de balanço?
1. Ter atenção na elaboração do BP
O BP evidencia a posição financeira e patrimonial da entidade com a contabilização de seus ativos, passivos e do patrimônio líquido. Cada valor deve representar a realidade da empresa, estar agrupado e indicado na sua natureza correta.
Frisa-se que os saldos pequenos podem ser agrupados, não ultrapassando 1/10 do valor do respectivo grupo de contas, sendo vedada compensação de saldos e títulos genéricos como contas diversas.
2. Elaborar corretamente o DRE
O DRE corresponde ao resultado econômico da empresa, objetivando apresentar resumidamente o conjunto de operações realizadas no exercício social. Trata-se de um documento complexo, veja algumas dicas para elaborá-lo corretamente:
- siga um modelo de estrutura;
- crie uma versão complexa e uma simplificada;
- verifique todos os dados antes de lançá-los;
- separe as colunas em cores para facilitar a visualização do gestor e investidor.
3. Atentar aos prazos
A perda de prazo na entrega das obrigações para a Escrituração Contábil Digital (ECD) gera sanções penalizadoras, por essa razão é importante que o contador elabore cada demonstração antecipadamente.
O prazo é até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao da escrituração. Deixar para os últimos dias aumentará a ocorrência de erros.
4. Dar atenção à conciliação das contas
A conciliação consiste na comparação dos saldos das contas. O contador deve conferir os dados com outros registros contábeis e livros fiscais para ter exatidão quanto ao saldo em análise. Assim, evitam-se notificações do Fisco e necessidade de retrabalho.
5. Avaliar o estoque
O balanço deve apresentar a realidade da empresa, por isso é preciso comparar os dados das contas com o estoque e os recursos físicos da organização.
6. Verificar os custos do ativo imobilizado
Esse ativo inclui os bens tangíveis da empresa (máquinas, edifícios) e os custos de benfeitorias em bens locados. É imprescindível considerar esses custos na elaboração das demonstrações, são eles:
- preço de compra, incluindo impostos, mas deduzidos os descontos comerciais e abatimentos;
- custos necessários para colocá-los em condições operacionais (como instalação, preparação do local, testes etc).
7. Analisar a depreciação econômica
Essa depreciação consiste em calcular a diminuição do valor de um bem a partir da vida útil. Essa análise utiliza critérios adotados pela empresa, mas é importante saber que cada bem tem um valor de depreciação próprio que precisa ser considerado no balanço, pois é obrigatório e reflete a realidade econômica da entidade.
Quais são algumas dicas de como fazer o encerramento de forma simples?
Há algumas estratégias que permitem que o encerramento seja simplificado:
- use um sistema de gestão para automatizar processos;
- crie um cronograma para elaborar cada demonstração;
- tenha cuidado com os lançamentos ao longo do ano;
- realize cursos profissionalizantes para aprender métodos mais eficazes de elaborá-lo.
Apesar de ser uma atividade cotidiana e corriqueira para o setor contábil, o encerramento de balanço precisa ser feito com os cuidados listados neste conteúdo para que tudo ocorra conforme a lei, sem erros nem atrasos.
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