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Veja como preencher a Relação Anual de Informações Sociais

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  • 08/02/2019

Veja como preencher a Relação Anual de Informações Sociais

Há vários envios que os empreendedores devem realizar anualmente ao Governo, e um deles é a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). É excepcionalmente relevante que o empresário entenda essa obrigação, pois isso evitará penalidades legais onerosas e possibilitará o crescimento mais saudável do negócio.

A entrega desse documento deve ser feita nos exatos moldes da legislação e nos prazos determinados. Pensando nisso, veremos neste post como funciona a RAIS, quando e quem deve enviá-la, além de outras informações importantes. Continue lendo para conferir!

O que é a RAIS e como ela funciona?

Trata-se, basicamente, de um documento que coleta todos os dados sociais do setor de trabalho de que o Governo Federal precisa para elaborar estatísticas relacionadas a essa área. Ele foi criado pelo Decreto n.º 76.900/75, mas todos os anos há novas normas que dispõem de seus prazos e outras informações. Atualmente, a Portaria n.º 31/18 do Ministério do Trabalho é o último regulamento sobre o tema.

Por quem e quando ela deve ser enviada?

Conforme a Portaria n.º 31/18, quase todas as entidades (públicas ou privadas) devem entregar a RAIS, incluindo:

  • empregadores urbanos e rurais;
  • agências, filiais, sucursais e outras empresas vinculadas a pessoa jurídica estrangeira;
  • condomínios;
  • profissionais liberais e autônomos que mantêm empregados;
  • órgãos e entidades da administração direta, fundacional e autárquica federal, estadual, distrital ou municipal;
  • sociedades civis;
  • cartórios extrajudiciais;
  • conselhos profissionais;
  • consórcios.

As únicas exceções previstas são os Microempreendedores individuais (MEI), regulados pela lei do Simples Nacional (Lei Complementar n.º 123/06). Nesse caso, apenas será preciso declarar a RAIS se o MEI tiver empregado.

Quanto aos prazos, as declarações do ano-base são enviadas até determinada data do ano seguinte. Por exemplo: o prazo legal do RAIS de 2017 encerrou em 23 de março de 2018, conforme a Portaria 31/18.

Quais são as informações necessárias?

A lista de informações da empresa e dos seus colaboradores é bastante ampla, os detalhes sobre o RAIS podem ser conferidos na seção "Sobre o RAIS" no domínio oficial da obrigação. Entre os principais dados a serem apresentados, podemos citar:

  • cadastro nacional de pessoa jurídica (CNPJ);
  • município de localização da empresa;
  • ramo de atividade;
  • número de colaboradores.

Sobre os colaboradores, especificamente, os principais dados são:

  • cadastro de pessoa física (CPF);
  • cargo ocupado;
  • salário;
  • tipo de vínculo com a entidade.

Também é importante lembrar que as companhias com CNPJ que não estavam ativas ou mantiveram empregados no ano de 2017 ainda devem enviar a RAIS Negativa, em que serão preenchidos somente os dados pertinentes.

Como enviar a RAIS?

A elaboração desse documento é feita pelo Programa Gerador da RAIS (GDRAIS), disponibilizado gratuitamente em seu domínio oficial. As empresas que não mantiveram funcionário e declararão a RAIS Negativa escolherão entre as seguintes opções no aplicativo:

  • sim — se a empresa exerceu atividades no ano-base;
  • não — se permaneceu inativa no ano-base.

Outro detalhe relevante é que não é obrigatório o uso de certificado digital conforme padrões ICP Brasil para transmitir esse documento.

É preciso guardar o protocolo de envio?

Assim que você transmitir a RAIS, o programa GDRAIS emitirá um protocolo que serve como comprovante do seu envio. Dentre outros dados, ele contém o número de Controle de Recepção e Expedição do Arquivo (CREA).

Esse número é exigido no acesso ao Recibo de Entrega da RAIS, que é disponibilizado em até cinco dias úteis após o envio da declaração. Depois desse prazo, basta visitar o site do Ministério do Trabalho e acessar a área “Impressão de Recibo” para obtê-lo.

A companhia que não enviar o RAIS no prazo correto arcará com uma multa de R$ 425,64 (mais R$ 106,40 por bimestre de atraso) por empregado omitido, declarado falsa ou inexatamente. Esse valor poderá ser aumentado de 0% a 20%, conforme o número de funcionários da entidade.

Enfim, como podemos ver, emitir a Relação Anual de Informações Sociais corretamente e dentro do prazo é fundamental para evitar gastos desnecessários com multas — além de contribuir para a saúde financeira do seu negócio!

Gostou da leitura? Sobrou alguma dúvida? Deixe-nos o seu comentário! Queremos saber o que você achou do nosso conteúdo.

Tags: RAIS , Relação Anual de Informações Sociais, Decreto n.º 76.900/75, Portaria n.º 31/18, Lei Complementar n.º 123/06, GDRAIS



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