Por que as empresas não estão conseguindo se adaptar ao eSocial?

  • Cursos Módulos
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  • 09/12/2019

Por que as empresas não estão conseguindo se adaptar ao eSocial?

Nos últimos anos, temos visto um esforço para a digitalização da contabilidade nas empresas. O governo criou uma série de sistemas que substituíram os documentos em papel para o digital, o que facilita o preenchimento das obrigações acessórias. Entre essas iniciativas, há o eSocial, que é voltado para a área trabalhista.

O problema é que as empresas encontram dificuldades para se adequarem às novas regras desde que elas foram oficializadas. Há muitas dúvidas sobre como fazer o preenchimento correto do programa — o que tem origem no despreparo e no desconhecimento dos gestores sobre a legislação.

Convidamos o Dr. Henry Antunes, professor da Cursos Módulos e especialista em Direito do Trabalho para sanar as principais dúvidas sobre o tema. Confira!

O que é e para que serve o eSocial?

O eSocial está em vigor desde 2018 e foi a maneira encontrada pelo Governo Federal para reunir todas as obrigações acessórias referentes à área trabalhista em um único sistema. Assim, o seu objetivo principal é facilitar o trabalho das empresas no período de envio de informações.

Esse programa pode ser comparado ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que existe oficialmente desde 2013 e auxilia na verificação dos dados por parte da Receita Federal. Como é mais recente, o eSocial ainda encontra dificuldades de implementação, principalmente pelo seu número de eventos.

De modo geral, o sistema traz benefícios para todos os participantes. A empresa gasta menos tempo para entregar todas as obrigações, os trabalhadores têm uma garantia maior de que os seus direitos serão cumpridos e a Receita tem uma ferramenta mais poderosa para controlar as informações.

Quais são as mudanças no eSocial?

Mesmo com a implementação recente, o eSocial passará por novas mudanças, que exigirão uma adaptação nas empresas. O programa terá uma divisão, em que surgirão duas novas obrigações: o que é relacionado a obrigações trabalhistas e ao Ministério do Trabalho permanece, enquanto a folha de pagamento passa para o EFD-Reinf — Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais.

“O empresário se preparou para mexer no eSocial, treinou equipe, contratou plataformas e, em 2019, o governo anunciou que, a partir do ano que vem, o eSocial será simplificado”, pontua o professor, o que demonstra a dificuldade para se manter dentro da legislação e não sofrer penalidades.

Segundo o governo, a mudança foi realizada para facilitar o preenchimento do sistema. Haverá uma redução no número de informações obrigatórias, o que renderá a exclusão de campos e eventos inteiros. Porém, ele garante que todo o investimento das companhias nesse sentido será respeitado.

Quais os problemas de implementação do eSocial nas empresas? 

A grande dificuldade do eSocial é o fato de juntar muitas obrigações acessórias. Apesar dessa centralização, elas mantêm as suas particularidades, como regras e prazos de envio diferentes. Ou seja, é necessário um grande esforço para entregar todas sem nenhum erro (aqui, o sistema melhorou a fiscalização das autoridades).

O Dr. Henry Antunes ressalta que “na admissão do trabalhador, é preciso enviar o documento para o eSocial um dia antes da efetiva admissão". Porém, muitas vezes a pessoa trabalha com um escritório de contabilidade, então, até enviar essa informação e o profissional processar, o prazo já expirou.

Outro problema é o preenchimento das informações, que deve ser preciso. É comum que a empresa não tenha todos os dados — como endereço correto — e não consiga fazer o envio do eSocial. Nesse caso, ela é penalizada, então, é fundamental conhecer todas as suas particularidades e se preparar.

Na visão do professor, existem diversos motivos para as empresas não cumprirem as obrigações trabalhistas. As mais comuns são o desconhecimento da legislação e os problemas financeiros — alguns gestores optam por não cumprir todas as regras por conta do risco de fechar as portas.

Um efeito comum na implementação do eSocial foi a necessidade das companhias menores contratarem profissionais para auxiliar na entrega das obrigações. Os Microempreendedores Individuais (MEI) funcionam em um regime especial, mas as microempresas precisam de uma ajuda especializada, que entenda de legislação e fique em contato direto com o contador.

Por fim, existem as dificuldades criadas pelo próprio Governo Federal, que não teve uma implementação de excelência. Muitos profissionais ainda desconhecem a legislação e não houve muitas campanhas de conscientização para mudar esse panorama. O jeito, de qualquer forma, é investir em treinamento e especialização.

Como preparar a empresa para o eSocial?

Na visão do especialista, é necessária uma mudança na cultura organizacional da empresa para se adequar ao eSocial. Nesse contexto, é importante que todos os setores estejam concentrados em vencer a sua complexidade e encontrar formas de realizar o enquadramento.

“Não adianta um assistente saber o que é eSocial e entender a sua complexidade, se o dono, o CEO e os diretores da empresa não souberem. Se o gestor não entende o eSocial, ele não pode ajudar a área fiscal a fazer da forma correta”, defende Antunes. Portanto, o primeiro passo é criar um senso de participação entre os funcionários.

Por outro lado, é verdade que o sistema mantém falhas que dificultam a vida dos contadores. Elas poderiam ser evitadas com um estudo prévio do governo para entender os gargalos e simplificá-los desde o primeiro momento, mas a realidade é que as regras mudam constantemente e obrigam a uma nova adaptação.

Um exemplo é o endereço dos funcionários, que é um campo obrigatório. Se o colaborador morar em local que não tem CEP, como uma comunidade, a empresa precisa encontrar uma maneira de preencher aquele trecho para entregar a declaração. É comum o famoso “jeitinho”, com endereços fictícios para burlar o programa.

A grande sacada é investir na capacitação dos funcionários em legislação e tecnologia. O conhecimento, nesse caso, evita os problemas. “Para a empresa se dar bem no eSocial, ela deve investir em um bom sistema de folha de pagamentos e cumprir as regras trabalhistas e previdenciárias”, completa o professor.

Com as novas mudanças no eSocial, é importante que o profissional de contabilidade busque especializações para se manter atualizado sobre as regras. Exercer um trabalho de qualidade afasta a empresa dos problemas com o Fisco e melhora a gestão financeira do negócio, o que significa um crescimento na carreira.

Agora que você já entende mais sobre o eSocial, que tal continuar por aqui e se informar mais? Uma expressão comum na rotina do contador, por exemplo, é o ano fiscal. Porém, você sabe como ele funciona? Veja como se organizar para realizar o seu fechamento!

Tags: Direito do Trabalho, eSocial, SPED, EFD-Rein



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