Nos últimos meses, você deve ter ouvido falar do fim do eSocial. O governo federal se pronunciou sobre a complicação desse sistema e decidiu pela substituição por um programa mais simples no início do ano de 2020, essa medida está gerando muitos debates e opiniões diversas.
Porém, muitos profissionais não entenderam se isso realmente significa o fim do eSocial, bem como querem saber como devem se preparar para as mudanças para o próximo ano. Para isso, entrevistamos a Profª Drª Andreia Martins, especialista em legislação trabalhista e previdenciária, para responder as principais dúvidas sobre o tema. Boa leitura!
O que é o eSocial e qual é sua importância?
A sigla eSocial significa Sistema de Escrituração Digital das obrigações Fiscais, Previdenciárias ou Trabalhistas e se trata de um programa do governo que unifica as informações relevantes dos trabalhadores, como folha de pagamento, aviso prévio, admissões etc.
Ele foi criado por um esforço em conjunto do Ministério do Trabalho, Previdência Social, Receita Federal e Caixa e, na prática, torna eletrônica a transmissão das informações, permitindo que os empregadores cumpram suas obrigações legais mais facilmente e de forma digital. Por essa razão, ele impacta diretamente o desenvolvimento das empresas no Brasil.
Conforme explica a Drª Andreia, não haverá o fim do eSocial, mas uma simplificação da ferramenta, como a redução dos campos a serem preenchidos e itens a serem enviados. Ela também esclarece que o eSocial não será cancelado. Isso, é claro, pelo fato de já haver previsão da carteira digital e do final do Caged e Rais, por exemplo.
No que se baseia a nova proposta do eSocial?
Andreia afirma que o objetivo principal do novo eSocial é simplificar as obrigações acessórias e acabar com a duplicidade das informações. Atualmente, é preciso realizar a mesma operação em momentos diferentes, tratando-se de uma burocracia desnecessária.
Esse fenômeno ocorre com a tabela de ambientes de trabalho, por exemplo. Porém, há previsão que essa tabela não seja mais necessária, contribuindo para a simplificação.
Por que há tanta comoção com o anúncio das mudanças?
Todas as mudanças informadas por meio do eSocial já eram enviadas ao governo. Por exemplo, as contratações de novos colaboradores eram informadas no Caged, esclarece a Doutora. Porém, o layout do eSocial ficou excepcionalmente inchado em razão da quantidade de informações necessárias.
A Professora Andrea explica que as empresas de software acabaram criando certas dificuldades ao usuário, já que eventuais erros faziam com que os profissionais ficassem desesperados.
Os usuários têm o sentimento que foi criada uma obrigação sem antes realizar efetivos testes, já que era muito difícil entregar os dados sem erros. Diante disso, iniciou-se um movimento perante o comitê gestor da Receita Federal solicitando a simplificação ou extinção do eSocial.
O que prevê o novo eSocial?
De acordo com a entrevistada, as principais mudanças serão as seguintes:
Na prática, serão extintos alguns campos que têm informação duplicada, eliminando a necessidade de enviar informações várias vezes. No começo de início de 2018, as grandes empresas foram as primeiras a se deparar com a obrigatoriedade da entrega do eSocial.
Porém, muitas coisas já mudaram até hoje e somente as empresas do grupo 3 — optantes do Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos — ainda precisam estar adaptadas às mudanças, sendo que em janeiro de 2020 inicia a obrigatoriedade das folhas de pagamento, explana a Doutora.
Com a simplificação do eSocial, vários campos redundantes serão retirados, o que tornará as transmissões mais leve, fazendo com que elas consigam se adequar às normas mais facilmente. A entrevistada ainda afirma que, nos cursos ministrados no Cursos Módulos, os próprios alunos relatam se as desenvolvedoras estão conseguindo se adequar e sanar os problemas em relação ao eSocial.
Quando começa a valer o novo eSocial?
A professora Andrea afirma que a previsão do início da simplificação era para setembro de 2019, o que ocorreu no campo prático, já que foram publicadas notas técnicas no Portal do eSocial tornando alguns eventos facultativos.
Porém, a simplificação que reestrutura o layout e redução de campos não tem data estabelecida. Mesmo que não tenha data definida, há previsão de que aconteça a alteração do layout nos próximos meses, esclarece a entrevistada.
O que as empresas precisam fazer para se preparar para o novo eSocial?
É fundamental que as empresas estejam sempre atentas às atualizações das versões dos sistemas de pagamento de folha. As empresas desenvolvedoras também devem acompanhar as mudanças realizadas pelo governo e atualizar as versões de seus programas, disse Andrea.
Por enquanto, a empresa deve entregar as informações conforme o layout atual. A entrevistada explica que as empresas devem fazer os envios conforme as normas ditam, independentemente de melhorias no layout ou simplificação do eSocial.
Porém, as organizações precisam se adaptar conforme são disponibilizadas as atualizações de software, já que elas diminuirão gradualmente a quantidade de informações a serem prestadas.
Há relação entre o eSocial e a LGPD ou lei da liberdade econômica?
Andrea diz que a forma de entregar as obrigações era bastante arcaica, mas hoje o processo é mais simples e principal objetivo das empresas é ter mais segurança. Com uma carteira digital, por exemplo, não há mais necessidade de usar o número do PIS.
De forma geral, quando a empresa entrega a informação ao eSocial, o empregado poderá visualizar a função em 48 horas na sua carteira digital.
LGPD significa Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei n.º 13.709/18) e é uma norma que explica como as empresas devem tratar os dados dos brasileiros. A Profª Andrea diz que não faz um paralelo entre o eSocial e a lei, mas é preciso ter atenção quanto à proteção das informações.
A Lei da Liberdade Econômica — Lei n.º 13.874/19 — é uma norma que objetiva trazer mais segurança e facilidade para o mundo corporativo, incentivando pessoas a abrirem seus próprios negócios, bem como auxiliar no seu desenvolvimento. Essa norma prevê a simplificação do eSocial, que objetiva facilitar a vida das empresas, conforme a professora.
Percebe-se que não ocorrerá o fim do eSocial, mas mudanças impactantes para simplificar o cumprimento das obrigações. Para se manter regularizado e evitar problemas com o Fisco, é fundamental se manter sempre atualizado quanto às alterações no assunto.
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