5 ferramentas de contabilidade essenciais para o contador

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  • 03/12/2019

5 ferramentas de contabilidade essenciais para o contador

A área financeira das empresas passou por mudanças importantes com as revoluções tecnológicas. Os sistemas modernos são responsáveis por gerar dados e ajudar na tomada de decisões dos gestores. Nesse sentido, as ferramentas de contabilidade têm função relevante na rotina empresarial.

A visão de que essa atividade serve apenas para prestar contas ao Fisco e escapar das penalidades está equivocada. Em um mercado competitivo, o profissional deve utilizar os números para demonstrar a realidade do negócio e auxiliar na direção a seguir pelo caminho correto, com a saúde financeira em dia.

Convidamos o professor da Cursos Módulos e gerente financeiro Marcelo Castro para apresentar as ferramentas que todo profissional precisa conhecer. Confira!

1. Escrituração contábil

Essa ferramenta é a mais básica na contabilidade, mas bastante necessária e que precisa ser atualizada da forma correta. A principal obrigação é escriturar dentro das Normas Internacionais de Contabilidade, que foi uma mudança realizada na última década para profissionalizar essa atividade.

A função da escrituração é garantir que todas as informações sejam lançadas corretamente. Por exemplo, se uma despesa de abril será paga em julho, ela deve ser registrada na data original, pois foi quando o produto foi utilizado. Todos esses dados mantêm a empresa nos trilhos.

“Quando se fala de ferramentas, é necessário pensar não somente no Fisco, que é uma obrigação inerente da nossa profissão, mas em ferramentas que deem visibilidade para a empresa tomar a decisão correta”, explica o professor Marcelo. Além de prestar contas, os números são fundamentais para a gestão.

Existem softwares que fazem esse registro e facilitam o controle da folha de pagamento, das notas fiscais e de outras áreas relevantes para a contabilidade. Esses sistemas são mais práticos do que os velhos papéis e seguem a lógica atual de envio da documentação para a Receita Federal pela internet.

2. ERP

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que é o principal complemento para as ferramentas de escrituração. Esses softwares conectam todas as áreas da empresa e permitem uma gestão rápida das informações, com o objetivo de melhorar os processos internos e interligar os setores.

A importância do investimento nesses sistemas está na gestão do fluxo de informações, que gera insights relevantes para a estratégia do negócio. No caso da contabilidade, o ERP funciona como uma forma de confirmar os dados gerados e fazer a leitura a fim de auxiliar no seu crescimento.

De acordo com Marcelo Castro, para que as empresas possam tomar decisões corretas em seus negócios, é preciso extrair informações da escrituração contábil por meio de um ERP adequado e com relatórios sólidos. Mais do que uma explicação ao Fisco, os números contábeis refletem a realidade da empresa e seu potencial de crescimento.

Além da parte estratégica, o ERP faz a administração das contas a pagar e a receber e automatiza os processos, com a atualização do estoque em tempo real, por exemplo. Nesse sentido, a gestão financeira é impactada positivamente com a tecnologia e essa ferramenta contribui para uma contabilidade mais precisa.

3. Armazenamento em nuvem

Depois de gerar todos os dados e fazer o controle financeiro da empresa, como se deve guardar esses dados? A recomendação é utilizar ferramentas de armazenamento em nuvem, que garantem segurança e praticidade para os arquivos — eles podem ser acessados em qualquer lugar.

Há alguns anos, antes do crescimento da internet, as pessoas costumavam deixar os seus documentos guardados em cópias no HD. O problema é que, para acessá-los, era necessário ligar o computador e, em caso de perdas no sistema, era difícil recuperar os arquivos. Atualmente, o profissional acessa o Dropbox ou Google Drive, por exemplo, pelo celular.

Como explica o professor, essa facilidade permite um acompanhamento mais próximo dos números. “Na minha empresa, recebo relatórios sobre o cliente — quanto faturou, qual a meta dele, se tem reclamação, se a reclamação gerou devolução. Todas as informações estão na nuvem”, destaca.

Essa forma de armazenar as informações é considerada mais segura do que o meio físico, porque as empresas com nuvens seguras não têm perda de dados. A dica é encontrar um fornecedor com credibilidade no mercado e que ofereça o pacote ideal para o tamanho do seu negócio.

4. Aplicativos para comunicação

Se você é contratado em uma empresa ou presta serviços para outras companhias, sabe a importância da comunicação para a resolução de problemas e desenvolvimento do trabalho. As ferramentas que a colocam em contato com os seus clientes precisam entrar na sua estratégia e ser bem utilizadas.

O e-mail permaneceu por anos como a principal alternativa, mas perdeu espaço para aplicativos como o WhatsApp e o Skype. “Por meio de ferramentas de voz, é possível se comunicar com colaboradores, clientes, mandar informações, fazer análises, reuniões e resolver problemas com urgência em qualquer tempo e lugar do mundo”, ressalta Marcelo.

A consequência é uma visão melhor do cliente sobre o seu trabalho, porque você se coloca à disposição para solucionar as questões rapidamente. Dentro da empresa, as ferramentas de comunicação melhoram a integração entre os colaboradores, o que diminui o número de erros e inconsistências na contabilidade.

5. Planilha eletrônica

Em conjunto com o ERP, as planilhas eletrônicas são ferramentas que facilitam a integração dos dados e auxiliam no planejamento tributário e contábil da empresa. Normalmente, elas são divididas em áreas específicas, como o fluxo de caixa e o orçamento do negócio.

O surgimento das planilhas foi o primeiro passo para a digitalização da contabilidade. O seu objetivo principal é facilitar os cálculos. No trabalho manual, quando há um erro nas contas, tudo precisa ser refeito. No Excel, por exemplo, basta modificar o número na célula correspondente e as contas são reparadas automaticamente.

Para os iniciantes na carreira, existe uma necessidade de compreender melhor essa ferramenta e aprender a utilizá-la. Com as mudanças corriqueiras na legislação tributária, ter o domínio técnico dessas planilhas representa um diferencial para se colocar no mercado de trabalho.

As ferramentas de contabilidade são desenvolvidas para facilitar a atuação do profissional dessa área. Como exemplificou o professor Marcelo, o objetivo principal deve ser a geração de valor com o seu trabalho, ao contrário da ideia de que o contador deve se preocupar somente com o Fisco. Por isso, ter o domínio da tecnologia é uma vantagem!

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Tags: Escrituração contábil, ERP, Enterprise Resource Planning, Armazenamento em nuvem, Planilha eletrônica, planejamento tributário



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